HighlightRecht & SteuernNotfallkoffer als wesentliche Maßnahme im Risikomanagement

In Deutschland verantworten viele Unternehmer, Vermögensinhaber und Investoren auch den operativen Umgang mit ihrem Besitz. Das führt zu großen Risiken, denn der plötzliche Ausfall des Unternehmers durch Krankheit, Unfall oder Tod kann zu erheblichen Fortführungsbedenken und rechtlichen Schwierigkeiten für die Familie führen. Daher gehört der sogenannte Notfallkoffer zum festen Instrumentarium für Unternehmer und vermögende Privatpersonen. Er bündelt die wesentlichen Dokumente und Maßnahmen für den Fall der Fälle.
19. August 2020
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In Deutschland verantworten viele Unternehmer, Vermögensinhaber und Investoren auch den operativen Umgang mit ihrem Besitz. Das führt zu großen Risiken, denn der plötzliche Ausfall des Unternehmers durch Krankheit, Unfall oder Tod kann zu erheblichen Fortführungsbedenken und rechtlichen Schwierigkeiten für die Familie führen. Daher gehört der sogenannte Notfallkoffer zum festen Instrumentarium für Unternehmer und vermögende Privatpersonen. Er bündelt die wesentlichen Dokumente und Maßnahmen für den Fall der Fälle.

Unternehmer und Vermögende befassen sich viel mit dem Thema der Asset Protection, also dem Vermögensschutz. Damit wollen sie Mechanismen dafür schaffen, auch in Krisenfällen das Vermögen zusammen zu halten und es keinen extrinsischen und/oder intrinsischen Risiken und Schädigungen auszusetzen. Im Fokus steht dabei häufig der Schutz von ökonomischen Verwerfungen durch eine breite Portfoliodiversifizierung und ein aktives Risikomanagement.

Genauso wichtig ist auch die persönliche Ebene. Die typische Konstellation in deutschen Familienunternehmen ist das Zusammenfallen von Gesellschafter und Geschäftsführer – der Eigentümer des Unternehmens ist üblicherweise auch der Geschäftsführer. Damit sind die operative und die gesellschaftsrechtliche Ebene vollständig miteinander verbunden. Das kann zwar zu Erleichterungen führen, weil Entscheidungen keinerlei Abstimmungsprozesse unterliegen. Das gilt auch für private Beteiligungsgesellschaften und immer öfter auch Family Offices: Der Prinzipal übernimmt gesellschaftsrechtliche, strategische und operative Verantwortung im Beteiligungs- und Vermögensmanagement. Das sichert den Einfluss und die Entscheidungsgewalt der Vermögensinhaber und zeigt Kontinuität für den Markt und die Partner.

Viele dringende Vorschriften müssen erfüllt werden

Aber gleichermaßen groß sind auch die Risiken, denn der Ausfall des Unternehmers durch Krankheit, Unfall oder Tod betrifft immer sofort die gesellschaftsrechtliche und die operative Seite. Dann steht das Unternehmen von Jetzt auf Gleich ohne operative, strategische und rechtliche Führung dar. Das führt zu erheblichen Fortführungsbedenken: Denn es bestehen bei jeder Art von Unternehmen – ob Personen- oder Kapitalgesellschaft – rechtliche Vorschriften, die dringend erfüllt werden müssen, sollen sie weiter existieren. Dazu zählen beispielsweise unternehmerisch existenzielle Tätigkeiten wie die ordnungsgemäße Buchführung und Bilanzierung, die rechtzeitige Aufstellung des Jahresabschlusses und die Erfüllung aller Pflichten gegenüber dem jeweiligen Sozialversicherungsträger. Ist die ordnungsgemäße Geschäftsführung nicht sichergestellt, kann das Gericht eine Notgeschäftsführung anordnen, um die Handlungsfähigkeit einer Gesellschaft zu wahren. Damit werden die Möglichkeiten der Familie des Geschäftsführer-Gesellschafters, auf das Unternehmen Einfluss zu nehmen, wesentlich beschnitten.

Zum anderen stellen sich natürlich entsprechende Fragen zur Unternehmensnachfolge. Denn mit dem Ausscheiden des Gesellschafters von Todes wegen müssen die Anteile als Vermögenswerte weitergegeben werden – aber liegen sie dann im Zuge der plötzlichen Nachfolge überhaupt in den richtigen Händen? Erben vielleicht durch die gesetzliche Erbfolge minderjährige Kinder, sodass die Anteile weiter zersplittert und gar keine Gesellschafterrechte und ‑pflichten wahrgenommen werden können?

Im Notfall werden Handlungsanweisungen für den Umgang mit dem Vermögen gesammelt

Diese Szenarien, die einem Unternehmen und Vermögensportfolio schwere Schäden zufügen können, gilt es zu verhindern. Die Praxis zeigt jedoch, dass die Problematik des Notfallmanagements gerne verdrängt wird. Gestaltungen mit Weitsicht, die existenzielle Risiken in Betracht ziehen, finden sich selten, und die Unternehmens- und Vermögensnachfolge durch Tod und Krankheit wird de facto gar nicht einkalkuliert, schon gar bei Unternehmern in der ersten Lebenshälfte. Daher gehört der sogenannte Notfallkoffer zum festen Instrumentarium für Unternehmer und vermögende Privatpersonen. Er kann helfen, solche Situationen in den Griff zu bekommen.

In dem Notfallkoffer hinterlegt der Geschäftsführer-Gesellschafter typischerweise Handlungsanweisungen für den Umgang mit dem Unternehmen, sammelt alle notwendigen Unterlagen (Vollmachten, Versicherungen, Verträge etc.), stellt physische und digitale Zugangsmöglichkeiten und eine Liste mit Kontakten zur Verfügung, zu der die wesentlichen Berater und Partner gehören, die in einer Notsituation verschiedene Aufgaben übernehmen und die Familie unterstützen können. Dazu zählen natürlich vor allem Rechtsanwalt und Steuerberater/Wirtschaftsprüfer und gegebenenfalls beispielsweise auch die spezialisierte Unternehmensberatung, die interimistische Managementaufgaben übernehmen und auch einen angestellten Dauergeschäftsführer finden kann.

Gegenseitige Erbeinsetzung über das sogenannte Berliner Testament kann Sinn ergeben

Ebenso sollte das Testament Teil des Notfallkoffers sein – die gesetzliche Erbfolge lässt grüßen, gerade weil sie nicht immer ideal ist. Und: Gesellschaftsrecht schlägt Erbrecht, sodass bestimmte Regelungen des Gesellschaftsvertrags allgemeine erbrechtliche Verfügungen aussetzen können, mit denen die familieninterne Unternehmensnachfolge eigentlich geregelt werden sollte. Daher sollte das Testament immer mit dem Gesellschaftsvertrag in Einklang gebracht werden.

Grundsätzlich gilt: Ohne testamentarische Vorsorge sind neben einem etwaigen Ehegatten ausschließlich die leiblichen (oder angenommenen) Kinder erbberechtigt. Ohne Kinder sind die Eltern beziehungsweise falls die Eltern bereits verstorben sind, die Geschwister erbberechtigt. Gibt es keine Geschwister, erbt die entferntere Verwandtschaft. Unternehmer sollten sich daher fragen, ob dies die ideale Gestaltung darstellt oder andere Formen gefunden werden müssen, um das Unternehmen und das damit verbundene Vermögen im Todesfall weiterzugeben. So kann beispielsweise die gegenseitige Erbeinsetzung über das sogenannte Berliner Testament Sinn ergeben, um das Notwendige abzusichern. Im Laufe der Jahre kann und sollte dies dann zwar immer wieder hinterfragt und angepasst werden, für die frühen Jahre bildet dieses aber oft die sicherste Lösung – schließlich handelt es sich beim Testament im Rahmen des Notfallmanagements ebenso um ein Notfalltestament, das zunächst Schäden so gering wie möglich halten und Zukunft ermöglichen soll.

Wichtig: Es gibt dabei nicht „den“ allgemeinen und richtigen Notfallkoffer, der für jedes Unternehmen und jede Familie passt. Der Notfallkoffer muss vielmehr als Maßnahme im umfassenden Risikomanagement bedarfsgerecht vorbereitet werden und stets aktuell sein, um die Handlungsfähigkeit der Familie und die Fortführung von Unternehmen und Vermögen sicherzustellen. Der Vermögensinhaber ermöglicht so den Erben, Firmenangehörigen und weiteren Beteiligten, leichter und ohne langes Suchen, den Überblick zu behalten, um schnell die notwendigen Entscheidungen treffen zu können.

Gastautorin: Dr. Stephanie Thomas ist Rechtsanwältin, Steuerberaterin und Fachanwältin für Steuerrecht bei der WWS Wirtz, Walter, Schmitz GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft

Foto: Dr. Stephanie Thomas — © WWS Wirtz, Walter, Schmitz GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft

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