Immobilienmanager verlieren im Jahresverlauf im Schnitt fast vier Arbeitswochen durch unklare oder schlecht organisierte Abstimmungsprozesse. Besonders auf Verkäuferseite entstehen dabei Verzögerungen, weil Informationen nicht gebündelt, nicht aktuell oder nicht eindeutig zugeordnet vorliegen.
Das zeigt eine gemeinsame Untersuchung von Drooms und Statista, für die jeweils 50 Immobilienexperten und M&A‑Manager befragt wurden. Die Auswertung zeigt, dass Kommunikation einen wesentlichen Einfluss auf den Verlauf von Immobilientransaktionen hat. In vielen Fällen entscheidet sie früher über Tempo und Struktur des Prozesses als Preis- oder Finanzierungsfragen.
Ein strukturelles Organisationsproblem
Die Ergebnisse der Studie zeigen ein deutliches Muster: Für 76 Prozent der befragten Immobilienmanager ist die Abstimmung zwischen den Beteiligten das größte Hindernis im Transaktionsprozess. Und bei nahezu allen – 89 Prozent – summiert sich der Aufwand auf mindestens 30 zusätzliche Stunden pro Deal. Der Grund liegt häufig in Missverständnissen zwischen Asset- und Property-Management, mehrfachen Anläufen bei der Dokumentenbeschaffung oder verzögerten Rückmeldungen rund um Gutachten.
Was dahintersteckt, ist eine Kommunikationspraxis, die für komplexe Transaktionen kaum geeignet ist. Im Durchschnitt arbeiten Teams parallel mit fünf verschiedenen Kanälen, von E‑Mails bis zu Messengern. Unter diesen Bedingungen gehen wichtige Details und Updates schnell verloren, etwa Mietvertragsbestandteile oder ESG-Unterlagen. Das Ergebnis ist ein unübersichtlicher Informationsfluss, der Abläufe ausbremst.
Zeit entscheidet über den Erfolg einer Transaktion
Die beschriebenen Reibungsverluste treffen auf einen Markt, der ohnehin unter erheblichem Druck steht. Die Dauer von Immobilientransaktionen erreicht inzwischen neue Höhen. In Deutschland liegt sie bei rund 405 Tagen. Parallel wächst die Menge an auszuwertenden Informationen stetig. Allein zwischen 2023 und 2024 nahm das Datenvolumen um rund 20 Prozent zu, vor allem wegen zusätzlicher ESG-Anforderungen und immer umfangreicherer technischer Dokumentationen.
In einem solchen Umfeld bekommt Geschwindigkeit eine strategische Bedeutung. Wer Unterlagen schneller vollständig vorlegen kann und wer klarer abstimmt, verschafft sich einen Vorteil in jeder Bietersituation. Präzise und nachvollziehbare Kommunikation verkürzt Prozesse und erhöht damit die Chance, ein Verfahren am Ende für sich zu gewinnen.
Compliance-Risiken werden häufig unterschätzt
Zu den zeitlichen Verzögerungen kommt ein weiteres Problem, das in vielen Unternehmen noch zu wenig Beachtung findet. Laut der Studie nutzen 19 Prozent der Befragten private Messenger-Dienste, um sensible Informationen, wie beispielsweise Details zu Kaufpreisgesprächen, auszutauschen. Das verstößt klar gegen geltende Datenschutz- und Compliance-Anforderungen.
Wie ernst die Folgen sein können, zeigt ein Beispiel aus den USA: Die SEC verhängte 63 Millionen US-Dollar Bußgeld gegen mehrere Investmentfirmen, weil geschäftsrelevante Kommunikation über WhatsApp und SMS lief. Eine solche Entwicklung ist auch in Deutschland denkbar. Gerade bei Immobilientransaktionen, in denen personenbezogene Daten und vertrauliche Objektdetails verarbeitet werden, entsteht hier ein reales Risiko.
Der Ausweg: zentrale Transaktionsplattformen
Was tun? Die Antwort kennen 65 Prozent der Studienteilnehmer bereits: Eine zentrale und sichere Transaktionsplattform muss her. Eine „Single Source of Truth“, in dem alle Objektunterlagen, ESG-Dokumentationen, Mietverträge und die gesamte Kommunikation zusammenlaufen.
Immer mehr Marktteilnehmer setzen deshalb auf zentrale Transaktionsplattformen, die Dokumentenmanagement, Kommunikation und Nachvollziehbarkeit bündeln. Sie schafft einen gemeinsamen, nachvollziehbaren Arbeitsrahmen, in dem alle Beteiligten effizient zusammenarbeiten können.
Warum die Branche ohne zentrale Strukturen an Grenzen stößt
Die Ergebnisse der Befragung machen deutlich, wie groß der Bedarf an klaren Kommunikationsstrukturen und ‑prozessen ist. Eine zentrale Plattform, auf der Dokumente und Abstimmungen zusammengeführt werden, gilt für einen Großteil der Teilnehmenden als wirksamer Ansatz, um Effizienz zurückzugewinnen und das Nebeneinander verschiedener Kanäle zu reduzieren.
Mit steigenden Anforderungen durch ESG, Compliance und Reporting wächst zugleich der Druck, Informationsflüsse sauber zu organisieren. Entscheidend wird künftig sein, welche Lösungen es schaffen, Komplexität zu reduzieren und Transparenz verlässlich herzustellen. Davon hängt ab, wie schnell und wie sicher Transaktionen in einem anspruchsvoller werdenden Markt durchgeführt werden können.
Gastbeitrag von Alexandre Grellier, CEO bei Drooms
